[Office-Excel] Cómo crear una Base de Datos simple para listar productos o servicios

Hoy les presento un camino sencillo y amigable para convertir MS Excel, ese programa que todos poseemos en nuestros dispositivos, en un eficiente administrador de productos o servicios. Incluso si Excel o los sistemas informáticos son un nuevo terreno para ustedes, ¡no se preocupen! Les llevaré de la mano a través de este tutorial para crear una base de datos simple pero robusta.

Este recurso resulta ideal para pequeños comerciantes, vendedores en línea, vendedores de campo, y realmente cualquiera que necesite una estrategia efectiva para gestionar su inventario.

Nuestro foco principal será la función BUSCAR de Excel, una verdadera joya oculta con una utilidad insuperable. Una vez que dominen esta habilidad, se maravillarán de su potencial y se preguntarán cómo lograban gestionar sin ella.

Comencemos.

Tutorial: Armado de una base de datos en Excel para pequeños comerciantes, profesionales, emprendedores etc.

Como primera medida vamos a organizarnos, abrimos un archivo en Excel y vamos a cambiar los nombres de las pestañas: a la Hoja 1 la renombraremos como “Formulario” y la Hoja 2 será “Listado”. La Hoja 3 pueden eliminarla o dejarla tal cual como está.

Comenzaremos trabajando en la hoja que denominamos “Listado”. Esta hoja contendrá nuestra BASE DE DATOS, es decir, es la que usaremos para cargar los datos de nuestros productos/servicios/artículos o lo que sea.

En mi ejemplo incluí 6 columnas básicas:

• Código/Key. Es el campo en el cual definiremos el código que denominará nuestro producto. En él puede incluirse cualquier tipo de datos (texto, número, ambos) pero hay dos cosas muy importantes a tener en cuenta: esta columna debe ESTAR ORDENADA DE MAYOR A MENOR y el dato de cada celda debe ser único e irrepetible, es decir no podemos tener dos productos o artículos con el mismo código key. Presten especial atención a estas dos condiciones ya que de no hacerlo nuestro formulario de búsqueda de datos no va a funcionar.
• Nombre Producto. El nombre específico del producto.
• Stock. La cantidad de unidades que tenemos en stock.
• Costo. El precio de costo de cada unidad
• PVP. El precio de venta al público
• Observaciones. Cualquier dato que consideremos importante (nombre y/o dirección proveedor, datos relevantes, ultimo pedido etc.)

Recuerden que esto es lo más básico y es a modo de ejemplo hasta que agarren práctica, no obstante uds. pueden agregar las columnas que quieran por ejemplo: colores, peso, medidas, links etc.

Luego de definir las columnas y aplicarle el diseño que más nos guste (esto es opcional) procederemos a cargar todos los productos que incluiremos en nuestra base de datos. Como les dije es necesario que el Código/Key  sea único e irrepetible para cada registro y esta columna DEBE ESTAR ORDENADA DE MAYOR A MENOR. Para esto simplemente se posicionan en cualquier fila (dentro de la columna CODIGO/KEY) y le dan el orden haciendo click en este botón:

Una vez cargados los datos en nuestra base vamos a crear un formulario que nos permitirá acceder de manera rápida y sin grandes complicaciones a los detalles de cada registro que hemos cargado. Una vez más les dejo el diseño a gusto de uds. yo en particular lo hice bien simple:

En este formulario podemos ver (a modo de campos) las 6 columnas que incluí en mi listado, 5 de las cuales van a completarse automáticamente y de acuerdo al código de producto que yo ingrese en el campo Código/Key. De esta manera las celdas correspondientes a “Producto”, “Stock”, “Precio de Costo”, “PVP” y “Observaciones” se completarán con los datos que yo cargué en mi hoja “Listados”. ¿Como logramos esto? Con la función BUSCAR de Excel.

¿Como se usa la función BUSCAR de Excel 2010?

La función BUSCAR permite “traer” desde otra planilla los datos que correspondan al registro al cual nosotros nos estamos refiriendo, en este caso, nosotros utilizaremos el campo “Código/Key” como referencia para que la propia fórmula nos complete los campos restantes con los datos de la nuestra base de datos (hoja “Listado”)

La función BUSCAR en Excel 2010 tiene 2 Modalidades:

• valor_buscado; vector de comparación; vector resultado
• valor_buscado; matriz

Para este caso en particular usaremos la primera opción donde indicaremos:

a) un “valor_buscado” (En este caso sería el Código/Key),

b) un vector de comparación (comparamos la columna Código/Key de la hoja “Listado) y

c) un vector resultado (la columna que contenga los datos que estamos buscando.

Así, la fórmula correcta y completa sería:

=BUSCAR($D$2;Listado!A:A;Listado!B:B)

$D$2: es el valor buscado, es decir el valor que nosotros ingresemos en la celda Código/Key

Listado!A:A: es el vector de comparación es decir, la columna que contiene los Códigos/Keys en la hoja “Listados”

Listado!B:B: es el vector resultado, es decir la columna que contiene el dato que necesitamos vincular. Esta columna variara en función al dato que estemos solicitando. Por ejemplo: si deseo “traer” el NOMBRE DEL PRODUCTO este dato se encuentra en la columna B de nuestro listado, por ello la estamos indicando en la fórmula.

Repetimos la fórmula en cada uno de los campos cuyos datos necesitemos (recordando que siempre variara la columna indicada como vector resultado) guardamos y listo!

A partir de ahora tienes una simple herramienta que te permite crear una base de datos con todos los productos y/o servicios que comercialices.

Si no tienen ganas de hacerlo ustedes aquí les dejo para que descarguen desde Google Drive el que yo realicé para este tutorial. (Contenido Exclusivo)